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¿Cómo organizar una agenda con éxito? Aquí, una guía paso a paso

¿Cómo organizar una agenda con éxito? Aquí, una guía paso a paso

Juan Ramón Hernández

En el siglo XXI la productividad y bienestar están ligados con una buena administración del tiempo. Establecer objetivos claros, en tiempos aproximados, ayuda abarcar mejor las actividades de nuestro día a día sin sacrificar horarios de descanso y esparcimiento. Para algunas personas es más sencillo, pero no por eso se debe dejar de lado la iniciativa para alcanzar metas a corto plazo. De cualquier forma, aquí te damos una guía simple para que implementes una agenda vintage (de papel) en las próximas semanas y así, tal vez empezarla desde cero el próximo año.

Beneficios

Si se aplica adecuadamente la planificación de la agenda, ésta puede tener varios beneficios notorios conforme se vuelva un hábito. Entre los más destacados se encuentran:

  • Facilidad al visualizar mejor los objetivos

Llevar una agenda personal te podrá ayudar a fijar en concreto tus objetivos propuestos de forma diaria, semanal e incluso mensual. Para los principiantes es mejor comenzar por metas sencillas en plazos cortos, para que poco a poco se conviertan en un hábito.

  • Enfoca la mente en las metas más importantes

Al momento en que el cerebro prioriza los pendientes, el cuerpo hará el resto, canalizando los esfuerzos y concentrándote de una mejor manera. Es común relacionarlo con una actividad antiestrés, pero si es mal ejecutada, podría desencadenar el efecto contrario.

  • Mayor eficacia

Esto se debe a que, paso a paso, se van cumpliendo los objetivos planteados y optimizamos el tiempo, para ser más productivos o darnos libertades en el día a día.

  • Los resultados son medibles

Al final de la semana, el propósito debe coincidir con el que te planteaste a inicios de ella. Si no es así, puedes seguir optimizando alguna parte de ella para que sean metas alcanzables.

Tipos de agendas

  • Por día

Este tipo de agendas viene marcada como parte del diseño; las divisiones de los días en cada hoja e incluso las más detalladas, marcan las horas para cada actividad. Esta agenda puede ser muy útil para aquellos principiantes que se les dificultan seguir tareas por un largo periodo de tiempo. De esta forma, cada hora podrán marcar el tiempo destinado a cada actividad.

  • Por semana

Suelen ser las más comunes por su facilidad de planeación anticipada, especialmente si se tienen actividades fijas o que requieran atención específica. Este tipo de agenda provee de suficiente espacio para completar las tareas de manera ordenada sin que falte ninguna nota extra.

Tamaños

Si hablamos de agendas en formato físico (algo vintage, pero lindas por eso) existen de varios tamaños, dependiendo la ocupación de quien las va a utilizar. Ejemplo, si es alguien que trabaja en una oficina y la agenda es exclusivamente laboral, que no sale del área de trabajo, el tamaño y peso no son lo más importante. En ese sentido, tal vez se privilegien otros aspectos como diseños, color, peso y acabados. En cambio, si es personal o de un trabajo que implique movimiento en las calles, transporte u otra actividad, lo mejor es usar una pequeña, liviana y funcional.

¿Por dónde empezar?

  • Iniciar por los eventos, tareas fijas

Todos tenemos siempre actividades que se repiten semana con semana o mes con mes. En este caso, marcar con anterioridad aquellas fechas inamovibles como cumpleaños, citas médicas, conciertos, eventos sociales, verificación de autos, pago de seguros o tarjetas, declaraciones de impuestos y demás, es importante.

Posteriormente, antes de iniciar una semana, se debe de dejar por escrito aquellos proyectos de entrega, avances o cualquier otra cuestión que requiera atención especial.

  • Dividir por colores las tareas 

Ya sea que los colores estén en forma de etiquetas, como señalamientos en cada hoja o marcar con un color diferente cada asignación, esta es una forma divertida y visualmente selectiva para prestar atención especifica a las acciones que lo merecen. En este sentido, cada color dependerá de la urgencia o necesidad. Algunos de los tonos recomendables son el amarillo, rosa, azul, naranja y verde por su notoriedad.

  • Fijar horarios

El fijar horarios puede ser una de las cosas más retadoras, pues implica una introspección de conocimiento para saber qué tan hábiles somos y con base en ello realizar las tareas. Al principio, es recomendable dejar espacios más amplios para no saturarte y lograr los objetivos reales.

  • Marcar las tareas terminadas

Tachar, rayar o marcar con colores o sin ellos, es una de las cosas que más satisfacción dan al momento de finalizar una o varias de las asignaciones del día y proyectos de la semana. Esta es una de las formas de deshacerte de aquellas tareas que ya fueron hechas y solo enfocarte en las que faltan. Una forma de liberar, un poco, ese placer visual.

  • Si no se puede realizar todo en la semana, pasarlo a la que sigue

Desde luego, existirán actividades que no se terminen o se aplacen en la semana, por una u otra razón u otra, para eso, lo mejor es pasarlas a la siguiente semana. El sentimiento de impotencia o de inconformidad puede salir a relucir si esto ocurre en las primeras semanas o incluso meses, pero debes de saber, que  las cosas no siempre ocurren como se planean y hay que permitirnos modificaciones; lo importante es no perder continuidad.

 

Referencias 

Hogarmania 

Canal cero

Barbi Borrajo (YouTube)

Agenda creativa

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